Tiếp nhận thông tin hàng hóa
Bộ phận DVKD gửi thông tin bảng kê hàng về cho OP, và cập nhật danh sách mã hàng về lên hệ thống phần mềm của Green.
Bộ phận OP tiếp nhận hàng hóa, kiểm đếm kiện, mã vận đơn theo danh sách hàng hóa đã được cập nhật lên phần mềm.
Trường hợp nhận hàng bị thiếu, rách, móp, vỡ, ướt... thì chụp lại hình ảnh, quay video clip và thông báo lại cho DVKH để trao đổi với đối tác đưa ra phương án giải quyết.
Trường hợp kiện hàng về kho không có mã vẫn đơn (tracking) hoặc không có tải khoản khách hàng (account name user) thì sẽ thông báo với bộ phận DVHK, PKD để xác nhận kiện hàng bằng hình ảnh.
Khai thác kho tại Việt Nam
Bộ phận OP tiến hành cập nhật mã vận đơn (tracking), thông tin tài khoản khách hàng (account name), trọng lượng kiện hàng, kích thước kiện hàng lên hệ thống phần mềm của Green. Và ghi rõ thời gian hàng về lên kiện hàng.
Bộ phận OP phân loại khu vực để hàng theo tuyến dịch vụ, tài khoản khách hàng (account name) phục vụ cho việc lưu trữ và lấy kiện hàng được dễ dàng.
Đối với hàng vận chuyển:
Thực hiện kiểm tra tình trạng kiện hàng nếu có xảy ra móp, méo, rách, vỡ, hỏng hàng hóa; báo trực tiếp cho bộ phận NVKD, DVKH của Green để xác nhận trạng thái với khách hàng người gửi/người nhận.
Phân loại hàng hóa theo các nhóm sản phẩm:
- Hàng hóa thông thường: Quần áo, giày dép, túi xách, đồ gia dụng, bánh kẹo đồ ăn, đồ gia dụng có điện...
- Hàng điện tử, đặc thù: Máy ảnh, cần câu, gậy golf, máy tính bảng, điện thoại...
- Cách loại hàng hóa cồng kềnh: Xe đạp, máy massage...
- Hàng hóa giá trị cao: Nhóm sản phẩm có phụ thu
Quá trình khai thác ghi rõ số lượng, trong lượng nhóm hàng, mặt hàng, chất lượng sản phẩm. Nếu hàng hóa là hàng mới 100% thì giữ nguyên tem mác của nhà sản xuất, hàng đã qua sử dụng ghi rõ hình thức bên ngoài.
Đối với hàng gom:
Thực hiện việc kiểm tra, kiểm đếm, phân tách và đóng gói lại thùng hàng và cập nhật dánh sách hàng gom theo thùng hàng. Vẫn đảm bảo việc phân loại hàng hóa theo nhóm sản phẩm.
Đối với hàng mua hộ:
Thực hiện việc kiểm tra đơn hàng theo mã đơn hàng đã đặt mua, kiểm tra số lượng, sản phẩm theo đơn hàng đặt mua, đảm bảo việc phân loại đúng nhóm sản phẩm.
Trường hợp khách hàng không muốn mở kiện hàng thì NVKD và bộ phận Chứng từ kiểm tra lại link sản phẩm mua hàng, mã vận đơn. Xác nhận không mở kiểm và thông báo cho bộ phận OP.
Đóng gói, gia cố kiện hàng (theo yêu cầu)
Tính giá
NVKD xác nhận đơn hàng, cập nhật thông tin khách hàng và địa chỉ giao hàng.
Bộ phận tính giá cập nhật bảng giá theo từng mã khách hàng, áp dụng các khuyến mãu, chiết khấu (nếu có). Sau đó gửi cho NVKD và bộ phận TCKT.
Xuất kho và phát hàng
NVKD xác nhận đơn hàng, cập nhật thông tin khách hàng và địa chỉ giao hàng.
Bộ phận TCKT kiểm tra đơn hàng, tiền đặt cọc (đối với đơn hàng mua hộ), hình thức thanh toán và xét duyệt đơn hàng khi đã nhận được tiền (đối với hình thức thanh toán chuyển khoản) hoặc có sự đồng ý công nợ của quản lý.
Bộ phận tính giá ký duyệt PXK, OP kiểm tra đơn hàng theo PXK đã duyệt, gom đủ mã trên PXK và đóng gói lại, gia cố lại kiện hàng.
Trường hợp khách hàng không yêu cầu mở kiện hàng thì chỉ gia cố bê ngoài.
Đơn hàng giao phát tại nội thành Hà Nội thì bộ phận OP hỗ trợ với những đơn hàng có khoảng cách dưới 10km, nếu trên 10km thì sẽ tính phí giao phát.
Hình thức giao phát với những đơn hàng trên 10km sẽ có hai dịch vụ:
+ Dịch vụ chuyển phát nhanh: Bằng hình thức thuê dịch vụ vận chuyển nhanh như xe ôm công nghệ, lalamove, ahamove, xe ôm truyền thống... thường áp dụng cho những đơn nội và ngoại thành khu vực Hà Nội.
+ Dịch vụ chuyển phát thông thường: sử dụng dịch vụ của các bên vận chuyển như GHTK, ZTO, Bưu điện, Viettle post... thường áp dụng cho những đơn liên tỉnh. Và với hình thức dịch vụ chuyển phát thông thường thì bộ phận OP chỉ chịu trách nhiệm tới khi đơn hàng được giao thành công hco đơn vị chuyển phát.
