Tiếp nhận thông tin hàng hóa
NVKD tiếp nhận thông tin hàng hóa từ KH, đại lý bao gồm: số vận đơn, số cân, số kiện, thông tin hàng hóa và thông báo cho bộ phận giao nhận hàng hóa (pick up) hoặc bộ phận khai thác.
TH1: Hàng hóa giao nhận tại kho thì bộ phận tiếp nhận hàng hóa hoặc bộ phận khai thác sẽ tiếp nhận kiện hàng được giao tới kho. Chụp hình ảnh kiện hàng, ghi chú mã khách hàng, trọng lượng đơn hàng và báo lại cho bộ phận kinh doanh để xác nhận thông tin.
TH2: Hàng hóa cần hỗ trợ đi lấy hàng tại nhà riêng, bến xe, kho bãi của khách hàng. Bộ phận kinh doanh cung cấp thông tin (số điện thoại liên hệ giao hàng, địa chỉ giao hàng) cho bộ phận pick up để giao nhận hàng. Sau khi giao nhận hàng xong, hàng hóa được chở về tập kết tại kho. Bộ phận khai thác chụp hình ảnh kiện hàng, ghi chú mã khách hàng, trọng lượng đơn hàng và báo lại cho bộ phận kinh doanh để xác nhận thông tin.
Khai thác và đóng hàng
Sau khi bộ phận kinh doanh xác nhận đơn hàng của khách hàng đã đầy đủ. Sẽ truyền thông tin lên hệ thống báo bộ phận khai thác tiến hành khai thác, kiểm kê hàng hóa. Trong quá trình khai thác nếu có xảy ra móp, méo, rách, vỡ, hỏng hàng hóa, hàng hóa không được phép vận chuyển; báo trực tiếp cho bộ phận kinh doanh để thông tin trực tiếp với khách hàng về tình trạng hàng hóa trước khi ra quyết định đóng gói tiếp tục hay dừng việc đóng gói.
Đối với hàng vận chuyển: Thực hiện kiểm tra tình trạng kiện hàng nếu có xảy ra móp, méo, rách, vỡ, hỏng hàng hóa; báo trực tiếp cho NVKD để xác nhận trạng thái với KH.
Đối với hàng gom: Thực hiện việc kiểm tra, kiểm đếm và đóng gói lại thùng hàng đảm bảo theo quy trình khai thác và cập nhật danh sách hàng gom theo thùng hàng.
Đối với hàng mua hộ: Thực hiện việc kiểm tra đơn hàng theo mã đơn hàng đã đặt mua, kiểm tra số lượng, sản phẩm theo đơn hàng đặt mua.
Đối với khách hàng đại lý: Thực hiện kiểm kê thông tin hàng hóa theo bảng khai danh sách hàng hóa của từng kiện, hoặc đóng gói lại theo yêu cầu.
Đóng gói, gia cố kiện hàng (theo yêu cầu)
Gửi thông tin kiện hàng bằng hình ảnh và thông báo tới các bộ phận (kinh doanh, chứng từ, kế toán, dịch vụ khách hàng). Hoặc cập nhật lên hệ thống khai báo của Green.
Thanh toán, cập nhật thông tin bảng khai hàng hóa, tạo vận đơn
NVKD xác nhận đơn hàng, cập nhật thông tin khách hàng, địa chỉ giao hàng
Bộ phận TCKT kiểm tra đơn hàng, tiền đặt cọc (đối với đơn hàng mua hộ), hình thức thanh toán và xét duyệt đơn hàng khi đã nhận được tiền (đối với hình thức thanh toán chuyển khoản) hoặc có sự đồng ý công nợ của quản lý.
Bộ phận chứng từ cập nhật bảng khai thác hàng hóa (manifest) theo thông tin khai thác.
Tạo vận đơn (bill off lading): Bộ phận chứng từ cập nhật chính xác địa chỉ, thông tin khách hàng trong phần mềm tạo vận đơn hoặc trong bảng khai hàng hóa.
Xuất hàng
Bộ phận khai thác tiếp nhận vận đơn di bộ phận chứng từ cung cấp, dán vận đơn lên kiện hàng sao cho khớp tên kiện ghi trên vận đơn và tên ghi trên mặt kiện hàng;
Tiến hành kiểm đếm kiện hàng, dán mã vận đơn chuyến bay;
Bàn giao hàng hóa (số kiện, hồ sơ) cho lái xe theo các tuyến dịch vụ
Thông quan hàng hóa tại Việt Nam
Bộ phận chứng từ gửi chứng từ hàng hóa (invoice, packing list, bảng kê, bảng đo kích thước) cho bộ phận thông quan và cập nhật thời gian hàng dự kiến xuất kho.
Bộ phận Thông quan thực hiện nghiệp vụ thông quan hàng hóa.
Trong trường hợp có vấn đề phát sinh khi thông quan hàng hóa, bộ phận thông quan cần thông báo trực tiếp cho bộ phận DVKH để xác định vấn đề và có phương án xử lý nhanh nhất.
Bộ phận Thông quan thông báo thời gian dự kiến thông quan xong, và hoàn trả phiếu cân hàng.
Thông quan và giao phát hàng tại nước ngoài
Bộ phận DVKH thông báo thời gian dự kiến cất, hạ cánh của chuyến bay và thông tin hàng hóa bao gồm số vận đơn tổng (MAWB), số kiện, số cân cho đối tác tại nước ngoài.
Trong trường hợp nhận hàng tại kho bị thiếu số kiện bộ phận DVKH kết nối giải quyết vấn đề với bên hãng hàng không;
Bộ phận DVKH cập nhật trạng thái thông quan quan các kiện hàng, giải quyết vấn đề các kiện hàng chưa được thông quan và theo dõi tiến trình;
Bộ phận chứng từ cập nhật mã vận đơn và trạng thái giao phát các kiện hàng lên hệ thống phần mềm của Green;
Trong trường hợp xảy ra khiếu nại, bộ phận KD cần phối hợp với bộ phận DVKH và các bộ phận liên quan thực hiện giải quyết khiếu nại theo quy trình XLKN.
